Politique en matière de protection des renseignements personnels

L’objectif de cette page est de définir le cadre mis en place par la FMHF pour la gestion des renseignements personnels détenus au sein de l’organisme.

Contexte

La FMHF s’engage à assurer la protection des renseignements personnels de ses clients et de ses employés. La présente politique en matière de protection des renseignements personnels s’applique à la FMHF. Elle vise à mettre en lumière le cycle de vie des renseignements personnels, soit leur collecte, leur conservation, leur utilisation, leur communication ainsi que leur destruction au sein de l’entreprise. Elle stipule les mesures de sécurité mises en place pour protéger les renseignements personnels détenus par la FMHF ainsi que les droits des personnes concernées par la collecte, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels.

Cette politique est conçue pour respecter la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels.

Les renseignements personnels détenus par la FMHF seront traités conformément à la présente Politique, sauf en cas d’entente écrite entre la FMHF et la personne ou l’organisation concernée. Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis, peu importe leur provenance.

La FMHF se réserve le droit de modifier cette politique en matière de protection des renseignements personnels. La date de la dernière révision correspond à la révision la plus récente.

Définitions

• « Renseignements confidentiels » désigne tous les renseignements ayant trait à une partie et que celle-ci traite de manière confidentielle et les renseignements relatifs à des tiers que cette partie a l’obligation de traiter de manière confidentielle, qui sont divulgués par cette partie à l’autre partie dans le cours de l’exécution des obligations de la présente Entente, que ces renseignements soient sous forme verbale, écrite, graphique ou électronique; pourvu que si ces renseignements (i) sont par écrit ou sous toute autre forme matérielle, ces renseignements soient clairement indiqués comme « exclusifs » ou « confidentiels » lorsqu’ils sont divulgués à la partie réceptrice; ou (ii) ne sont pas sous forme matérielle, ces renseignements soient identifiés comme « exclusifs » ou « confidentiels » lorsqu’ils sont divulgués et résumés dans un document écrit portant la mention « exclusif » ou « confidentiel » et remis à la partie réceptrice dans les trente (30) jours suivants la date de divulgation.
• « Renseignements personnels » désigne tout renseignement fourni par le Client dans le cadre des Prestations qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement de l’identifier.

Renseignements fournis par un.e utilisateur.rice

La FMHF pourrait utiliser les renseignements personnels fournis pour communiquer des informations concernant des produits et services à la personne ayant transmis ses renseignements, par exemple, dans le cadre d’une infolettre. Toutefois, il est possible de se désinscrire ou de demander à la FMHF de cesser toute communication à tout moment.

La FMHF ne recueillera, n'accédera, ne transférera, ne stockera et ne traitera des renseignements personnels que dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution ou la remise des prestations et que dans la mesure permise par les Lois de vie privée.

La FMHF informera rapidement l'utilisateur.rice par avis écrit dans l’éventualité d’un incident de confidentialité (tel que défini par les Lois de vie privée) affectant des Renseignements personnels en sa possession.

La FMHF fournira une assistance raisonnable à l'utilisateur.rice pour lui permettre de respecter ses obligations en vertu des Lois de vie privée, y compris pour répondre à un incident de confidentialité (tel que défini par les Lois de vie privée) ou à toute plainte, enquête ou investigation qui impliquent des Renseignements personnels en la possession de la FMHF.

La FMHF mettra en œuvre des mesures administratives, techniques et physiques appropriées et conformes aux pratiques du secteur pour protéger les renseignements personnels en sa possession contre l'accès, le stockage et le traitement non autorisés ou illégaux.

L'utilisateur.rice demeure entièrement responsable d’obtenir les consentements nécessaires à la collecte, le traitement et la communication de Renseignements personnels pour les fins des Prestations, notamment les consentements nécessaires à la communication de ceux-ci à la FMHF ou quelconque fournisseur tiers pour traitement ou stockage, comme le stipulent les Lois de vie privée. Sauf stipulation contraire dans l’Énoncé des travaux applicable, l'utilisateur.rice reconnaît que, dans la mesure où les prestations impliquent l’usage de services ou de serveurs de fournisseurs tiers, ces fournisseurs tiers et leurs serveurs peuvent être situés au Canada ou aux États-Unis d’Amérique où pourraient être transmis des renseignements personnels téléchargés ou autrement communiqués par l'utilisateur.rice.

Conservation des renseignements personnels

La FMHF détient une sauvegarde de toutes les données numériques à des fins préventives. L’organisme conserve les renseignements personnels de ses utilisateurs.rices dans des serveurs infonuagiques situés au Canada

À moins d’une interdiction ou d’obligations légales mentionnées dans une entente légale explicite avec un.e utilisateur.rice, la FMHF peut avoir recours à des services d’un fournisseur externe. Le cas échéant, la FMHF prend les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels détenus chez un tiers fournisseur.

Les renseignements personnels détenus par la FMHF pourront être conservés pendant la durée nécessaire aux utilisations pour lesquelles ils ont été recueillis et pour les durées de conservation légales applicables, ce qui peut parfois justifier des durées de conservation plus longues.

Sécurité des renseignements personnels détenus

La FMHF informera rapidement l’utilisateur.rice par avis écrit dans l’éventualité où elle prendrait connaissance d’un incident de confidentialité (tel que défini par les lois sur la vie privée) affectant des renseignements personnels en sa possession.

La FMHF mettra en œuvre des mesures administratives, techniques et physiques appropriées et conformes aux pratiques du secteur pour protéger les renseignements personnels en sa possession contre l'accès, le stockage et le traitement non autorisés ou illégaux.

Accès et rectification

Toute demande écrite d’accès ou de rectification de ses renseignements personnels peut être transmise à la FMHF, à l’attention de la responsable de la protection des renseignements personnels. Pour de plus amples informations sur vos droits d’accès, il est possible de communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels de l’organisme. Les coordonnées figurent sur le site Internet de l’organisme, à la section Politique de confidentialité.

Toutes les demandes écrites seront répondues dans les trente (30) jours suivant leur réception. Dans l’impossibilité de respecter ce délai, la FMHF avisera la personne concernée par écrit. Il est possible, à tout moment, de formuler une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information. Si aucune réponse n’est reçue dans le délai prescrit, la demande sera considérée comme nulle.

Tous commentaires, questions, préoccupations ou plaintes concernant notre Politique en matière de protection des renseignements personnels peuvent être acheminés à la responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent sur le site Internet de l’organisation, à la section Politique de confidentialité.

Questions ou plaintes

Toute question concernant vos renseignements personnels ou toute plainte doit être adressée au bureau du responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.

Responsable de la protection des renseignements personnels : Mylène Bigaouette, directrice adjointe, mbigaouette@fmhf.ca.